院属各单位、院机关各部门：

现将《中国科学院重大科技基础设施档案管理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

中国科学院办公厅

      2024年3月26日

（此件主动公开）

中国科学院重大科技基础设施档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为规范和加强中国科学院重大科技基础设施（以下简称“设施”）档案工作，确保设施档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家和院有关档案工作规定和《中国科学院重大科技基础设施管理办法》及其实施细则，制定本细则。

第二条 本细则适用于中国科学院主管的设施的档案工作。中国科学院与院外单位共建或共同运行设施的档案工作原则上执行本细则，如有未尽事宜，应以协议的形式对相关问题加以约定。

第三条 设施档案是设施在工程预先研究、工程建设、设施运行和退役全生命周期中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及样机、样品等实物。

第四条 设施档案实行集中统一管理，应全面真实反映工程预先研究、工程建设、设施运行和退役的全过程。

第五条 设施档案工作坚持统一领导、分级管理相结合的原则，实行院所两级分级负责、统分结合的管理体制。

第六条 设施档案工作是设施建设、运行的重要组成部分，应纳入院、所相关管理制度、管理程序、合同协议和岗位责任，与设施建设、运行同步开展。

第七条 设施档案工作应符合知识产权和安全保密相关要求。

第二章 管理职责

第八条 院设施主管部门档案管理职责主要包括：

（一）将设施档案工作要求纳入院设施管理制度；

（二）部署工程预先研究、工程建设、设施维修改造等项目时，提出档案工作要求，并将设施工程建设项目立项情况抄送中国科学院档案馆（以下简称“院档案馆”）；

（三）检查设施工程建设项目进展时，会同院档案馆同步检查设施工程建设项目档案工作情况；组织设施工程建设项目验收时，会同院档案馆组织设施工程建设项目档案验收；

（四）组织设施运行工作评估时，会同院档案馆同步检查设施运行阶段档案工作情况。

第九条院档案馆负责设施档案工作具体实施，职责主要包括：

（一）负责制定设施档案管理制度规范；

（二）负责组织开展设施档案业务指导、培训和监督检查；

（三）负责组织开展设施工程建设项目、院部署的维修改造项目（投资规模1000万元及以上）等档案验收；

（四）负责设施档案数字资源接收、管理、长期保存和知识服务。

第十条设施依托单位全面负责设施档案工作，将设施档案工作纳入本单位档案工作管理体系，建立由本单位综合档案室和工程建设、设施运行相关部门、单位共同参与的档案工作网络和协同工作机制，并提供必要的档案安全保管条件。

（一）综合档案室负责设施档案业务指导和档案管理，职责主要包括：

1. 会同工程办公室、设施运行管理机构分别制定设施建设阶段、运行阶段的档案分类方案、文件材料归档范围表、档案利用共享等制度规范；

2. 负责设施档案业务指导，会同工程办公室、运行管理机构组织开展设施档案培训和检查；

3. 协助院档案馆做好设施工程建设项目和维修改造项目（投资规模1000万元及以上）档案验收；

4. 负责设施运行、退役档案审查；

5. 负责接收并集中保管设施档案，按要求向院档案馆移交设施档案数字资源。

（二）工程指挥部负责统筹设施工程建设项目档案工作，并协调解决档案工作中的重大问题。

（三）工程办公室牵头具体推进和落实设施工程建设项目档案工作，职责主要包括：

1. 将设施档案工作纳入设施工程建设项目相关管理制度、工作流程和合同、协议，明确归档职责、归档文件材料内容与要求，以及档案的归属、处置、利用共享和违约责任等事项；

2. 会同设施工程建设依托单位综合档案室在工程开工前制定档案工作方案，对相关单位和部门进行归档交底，对设施工程建设项目档案工作进行协调、督促、检查；

3. 负责职责范围内设施工程建设项目文件材料的收集、整理、归档；

4. 按要求做好设施工程建设项目档案验收。

（四）基建、设备等相关职能部门和科研团队在设施档案工作方面的职责主要包括：

1. 配备兼职档案员，负责职责范围内或承担任务的文件材料收集、整理、归档，配合开展档案验收；

2. 审核归档文件材料的齐全完整和真实有效情况。

（五）设施运行总负责人负责统筹设施运行、退役阶段档案工作，并协调解决档案工作中的重大问题。

（六）设施运行管理机构牵头具体推进和落实设施运行档案工作，职责主要包括：

1. 将设施档案工作纳入设施运行、退役相关管理制度、工作流程和相关合同、协议管理，明确归档职责、归档文件材料内容与要求，以及档案的归属、处置、利用共享和违约责任等事项；

2. 会同设施运行依托单位综合档案室组织开展设施运行档案工作培训与检查；

3. 负责职责范围内设施运行、退役文件材料的收集、整理、归档；

4. 配合开展设施运行阶段的档案审查或验收；

5. 会同设施运行依托单位综合档案室制定退役设施档案处置方案。

第十一条设施工程建设共建、参建单位和设施共同运行单位负责所承担设施任务的建档工作，职责主要包括：

（一）工程建设共建、参建单位

1. 执行设施档案工作规定，负责所承担任务的文件材料收集、整理；

2. 接受设施工程建设依托单位档案业务督导、配合开展档案检查和验收工作；

3. 按合同、协议要求向设施工程建设依托单位提交档案或档案数字化副本；

4. 监理单位除上述职责外，还应按照合同要求负责监督和检查监理工作范围内建档工作，审查归档文件材料质量。

（二）共同运行单位

共同运行单位负责所承担设施运行任务的建档工作，接受设施运行依托单位的档案业务指导和审查，按合同、协议要求向设施运行依托单位提交档案数字化副本。

第三章 文件材料收集与整理

第十二条设施在工程预先研究、工程建设、设施运行和退役全生命周期中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应收集归档，具体可参考《中国科学院重大科技基础设施文件材料归档范围参考表》（附件1）执行。

设施文件在办理完毕后应及时收集，建立预立卷。

第十三条 设施管理系统应当支持形成符合归档要求的电子文件，并设置电子文件归档功能或接口。设施电子文件应与其元数据同时收集。

第十四条设施归档文件材料质量应符合以下要求：

（一）应采用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和记录方式。

（二）一般应为原件，内容应真实、准确，字迹清楚，图样（表）清晰、格式规范、签字盖章手续和文件形成日期完备，不得随意更改、变动。其中，工程技术文件还应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。

（三）照片、音频、视频的声音、影像应清晰，主题突出，具有代表性和典型性，能够客观、完整地反映活动的主要内容、人物和场景等。

（四）电子文件应符合《中国科学院电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》要求，其中来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件可仅以电子形式归档保存。

（五）设施档案数字化副本应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）等的规定。

第十五条设施文件材料原则上按照“阶段-内容”进行分类。工程建设阶段文件材料一般分为综合管理文件、工艺设备文件、基建文件等；设施运行阶段文件材料原则上按照“年度-问题”进行分类，一般分为运行管理文件、利用开放文件、运行维护文件、维修改造文件、退役处置文件等，具体参见《中国科学院重大科技基础设施档案分类示例图》（附件2）。

设施纸质、电子档案档号一般由设施代码、阶段代码、分类代码、案卷号组成，档号结构为“设施代码-阶段代码-分类代码-案卷号”。设施照片、音频、视频档案档号一般由设施代码、档案门类代码、阶段代码、分类代码、件号组成，档号结构为“设施代码-档案门类代码-阶段代码-分类代码-件号”。设施实物档案档号一般由设施代码、档案门类代码、阶段代码、件号组成，档号结构为“设施代码-档案门类代码-阶段代码-件号”。

第十六条 设施文件材料整理按照《中国科学院重大科技基础设施文件材料整理工作指南》执行。整理遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案保管和利用。设施纸质文件材料和电子文件整理应协调一致，以“卷”为单位整理。设施照片、音频、视频、实物以“件”为单位整理。

设施归档文件材料原则上应使用设施依托单位数字档案室系统进行收集、整理。

第四章 业务督导与档案审查、验收

第十七条设施依托单位在设施工程建设项目、院部署的维修改造项目（投资规模1000万元及以上）等批复后，及时通过中国科学院档案工作综合管理平台填报项目基本信息。

第十八条 院档案馆为设施配备档案督导员。督导工作内容主要包括：宣贯院设施档案工作制度规范，对设施档案工作进行业务指导与检查，参与设施档案审查及验收工作，及时报告督导工作情况。

第十九条设施工程建设项目档案验收的申请条件、验收内容、验收工作程序应当符合以下要求：

（一）申请条件

1. 完成设施工程建设项目批复的建设内容；

2. 完成设施工程建设项目竣工财务决算审计；

3. 完成设施工程建设项目全部文件材料的收集与整理工作，并完成档案自查及整改。

（二）验收内容

1. 档案工作组织管理情况；

2. 档案工作制度规范的制定与执行情况；

3. 档案的齐全完整、真实有效和系统规范情况；

4. 档案信息化情况；

5. 档案安全情况。

（三）验收工作程序

1. 验收申请

设施工程建设依托单位应在档案验收前2个月提交验收申请材料，包括《中国科学院重大科技基础设施工程建设项目档案验收申请表》（附件3）、设施工程建设项目档案分类方案、档案目录等。

2. 材料审核

院档案馆应在收到验收申请后20个工作日内完成验收申请材料审核，并向设施工程建设依托单位反馈审核结果。设施工程建设依托单位对反馈的问题进行逐项整改，形成整改报告并反馈院档案馆。整改结果通过院档案馆审核后方可进行验收。

3. 组织验收会

院档案馆牵头组建档案验收组，验收组成员由档案管理和相关专业领域人员（5人及以上单数）组成，组长一般由院档案馆或国家档案主管部门相关负责人担任。

验收组听取设施工程建设项目基本情况和档案工作情况报告，现场查验设施工程建设项目档案，并宣布验收结果。

4. 验收结果

设施工程建设项目档案验收结果分为通过与不通过。验收通过的，验收组出具档案验收意见；验收不通过的，验收组出具整改意见，由设施工程建设依托单位牵头限期整改，形成书面整改报告，经院档案馆审核通过后出具档案验收意见。

第二十条 设施运行阶段产生的文件材料的审查由设施运行依托单位综合档案室定期开展，重点审查设施运行档案的齐全完整、真实有效、系统规范情况。

第五章 归档移交

第二十一条设施工程建设项目文件材料应在通过国家验收后1个月内向设施工程建设依托单位综合档案室移交，同时通过设施工程建设依托单位数字档案室系统将项目档案数字资源移交院档案馆。

设施运行阶段形成的文件材料，一般应在档案审查通过后1个月内向本单位综合档案室移交；设施运行阶段部署项目的档案，应在项目验收后1个月内向本单位综合档案室移交。

设施各阶段文件材料移交时，均应填写《中国科学院重大科技基础设施档案交接清单》（附件4），履行清点、签字手续。

第二十二条设施运行依托单位和设施工程建设依托单位不是同一单位时，应当依据设施资产划拨要求完成设施工程建设项目档案交接。

第二十三条停、缓建的设施，已形成的设施工程建设项目档案由设施工程建设依托单位保管；设施工程建设依托单位撤销的，设施工程建设项目档案由承担设施工程建设职能的单位保管。

第二十四条未经办公厅同意，任何单位和个人不得随意处置或擅自销毁设施档案。

第六章 附 则

第二十五条本细则由办公厅负责解释。

第二十六条本细则自印发之日起施行，2006年5月24日印发的《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》同时废止。

附件：

1、中国科学院重大科技基础设施文件材料归档范围参考表

2、中国科学院重大科技基础设施档案分类示例图

3、中国科学院重大科技基础设施工程建设项目档案验收申请表

4、中国科学院重大科技基础设施档案交接清单

附件1

中国科学院重大科技基础设施文件材料归档范围参考表

附件2

中国科学院重大科技基础设施档案分类示例图

注：重大科技基础设施照片、音频、视频参照上图进行分类，工程建设阶段项目综合管理、基建综合管理、监理的照片、音频、视频可根据实际情况不再按照内容细化分类。

附件3

附件4

中国科学院重大科技基础设施档案交接清单

（附移交案卷目录）

重大科技基础设施名称：

档案数量： 纸质档案卷件

电子档案件，容量GB/TB

照片档案件，张，容量GB/TB

音频档案件，容量GB/TB

视频档案 件，容量GB/TB

移交单位（部门）：接收单位（部门）：

移交人：接收人：

日期： 年 月 日 日期： 年 月 日

注：本清单后附移交档案目录，一式 份，每份共 页，分别存放移交单位（部门）和接收单位（部门）。

幅面尺寸为 297mm × 210mm。